Prosedur-prosedur yang Terkait

Prosedur-prosedur yang Terkait

Watt Widget Company

1. Pemesanan Barang
Formulir pesanan pembelian yang dibuat 3 rangkap yang didistribusikan kepada pemasok, supervisor gudang, dan agen pembelian serta telah ditandatangani oleh manajer penjualan sehingga setiap pesanan yang dilakukan telah disetujui oleh manajer penjualan dan masing-masing pihak yang terkait (pemasok, supervisor gudang, dan agen pembelian) memiliki data pesanan pembelian yang sama. Selain itu, digunakan catatan pesanan pembelian untuk mengontrol pesanan yang dilakukan dan untuk memastikan bahwa pesanan telah diterima dan dilaporkan dalam laporan penerimaan barang.
2. Penerimaan Barang
Adanya salinan formulir penerimaan barang yang didistribusikan kepada agen pembelian, akuntan biaya, dan bagian penerimaan, sehingga jumlah barang yang diterima dapat diketahui oleh masing-masing pihak yang terkait. Agen pembelian dapat melakukan pengendalian dengan mencocokkan barang yang diterima dan yang dipesan. Akuntan biaya dapat mengontrol dengan melihat apakah barang yang diterima telah sesuai dengan kebutuhan dan melakukan pencatatan kuantitas bahan baku yang diterima dalam kartu persediaan. Selain itu, formulir penerimaan dan laporan penerimaan yang telah diurutkan berdasarkan nomor, sehingga dapat diketahui apabila ada barang yang tidak diterima oleh bagian penerimaan karena nomornya tidak berurut.
3. Produksi
Pengeluaran bahan baku didasarkan pada permintaan supervisor produksi dan adanya tanda tangan karyawan produksi pada formulir pengiriman bahan, sehingga terdapat pertanggungjawaban atas bahan baku yang dikirimkan ke bagian produksi. Formulir transfer bahan baku memiliki nomor urut tercetak sehingga memudahkan dalam pelacakannya dan pengendalian penggunaan formulir tersebut. Perpindahan bahan ini juga segera dicatat pada kartu persediaan untuk menyesuaikan jumlah persediaan fisik dengan yang dicatat pada kartu persediaan.
4. Pengiriman Barang
Adanya lembar pengiriman yang bernomor urut tercetak sehingga meminimalkan adanya pengiriman yang disalahgunakan. Departemen pengiriman dan manajer penjualan telah memverifikasi adanya pengiriman barang sebelum barang benar-benar dikirimkan, sehingga setiap pengiriman barang telah diketahui baik oleh bagian penjualan maupun pengiriman barang. Laporan persediaan bulanan juga disiapkan untuk menyesuaikan dan mempertanggungjawabkan jumlah persediaan yang telah dikirimkan (terjual).
Masalah Pada Pengendalian Persediaan:
  1. Layout gudang tidak terorganisasi dan tidak ada standar keteraturan yang ditetapkan, sehingga menyebabkan sulit untuk menemukan barang. Hal ini selain menghambat proses produksi juga memberikan peluang terjadinya pencurian.
  2. Perhitungan fisik dengan catatan persediaan perpetual tidak direkonsiliasi dengan langsung sehingga memberi peluang terjadinya penyimpangan yang tidak terdeteksi.

 

Solusi Masalah Pengendalian Persediaan :
  1. Layout gudang diorganisasikan, dan diadakan pemisahan antara penyimpanan suku cadang, ruang wadah, area kerja produksi, dan lain lain, serta dibuatkan catatan fisik barang-barang yang ada.
  2. Antara catatan persediaan dan perhitungan fisik harus secara rutin diadakan rekonsiliasi, agar kemungkinan penyimpangan dapat diminimalisasi.

 

Masalah Pada Pengendalian Produksi
  1. Tidak memiliki sistem formal untuk evaluasi beban toko atau menelusuri arus pesanan lewat toko.
  2. Tidak memiliki sistem prioritas formal untuk menentukan barang jadi mana yang harus diserahkan ke toko.
  3. Tidak memiliki pengendalian produksi formal atas produk dalam proses.
  4. Upah tidak proporsional (200% dari harga barang)
  5. Tidak ada rincian pesanan produksi atau catatan perpetual yang dibuat untuk merekam bahan baku, tenaga kerja dan pembebanan biaya overhead ke barang dalam proses.
  6. Jam kerja pada kartu jam tidak dicocokkan dengan jam kerja pada lembar waktu.

 

Solusi Masalah Pengendalian Produksi
  1. Membuat sistem formal yang dapat digunakan untuk mengevaluasi beban toko dan menelusuri arus pesanan lewat toko.
  2. Membuat standar yang dapat digunakan untuk mengatur penilaian prioritas.
  3. Membuat pengendalian formal untuk produk dalam proses.
  4. Membuat standar baru untuk alokasi beban upah terhadap harga barang.
  5. Membuat rincian pesanan produksi atau catatan perpetual yang dibuat untuk merekam bahan baku, tenaga kerja dan pembebanan biaya overhead ke barang dalam proses.
  6. Mengadakan pengecekan kembali supaya diperoleh perhitungan gaji yang akurat.

Sumber : https://jilbabbayi.co.id/